Por José María López para ThinkBig. Cuando llamamos a un número de teléfono, personal o profesional, en alguna ocasión nos hemos topado con un contestador automático que nos indica que la persona en cuestión no está disponible y que si queremos podemos dejar un mensaje. En el caso de instituciones o empresas, también se nos indica un horario en el que se nos atenderá en ese número de teléfono.
En el caso del correo electrónico, su contestador automático es la respuesta automática. Cuando está activada, si alguien nos escribe un mensaje, sea cual sea el contenido del mismo, obtendrá a cambio un mensaje de respuesta con el contenido que hemos configurado previamente.
La respuesta automática es muy útil cuando nos vamos de vacaciones o si vamos a estar ausentes de nuestra oficina durante unos días o unas semanas. Aunque ya hayamos comunicado a nuestro círculo más cercano sobre nuestra ausencia, es inevitable que haya quien no lo sepa y nos escriba igualmente.
En la respuesta automática podemos indicar durante cuánto tiempo estaremos fuera de la oficina, con quién pueden contactar en caso de urgencia, etc.
A continuación vamos a ver cómo activar y configurar la respuesta automática en los clientes y servicios de correo electrónico más populares.
Microsoft Outlook
El cliente de email de Microsoft es la herramienta más popular en cientos de oficinas de todo el mundo junto con la suite ofimática Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Desde hace ya varias versiones, Outlook ofrece Respuestas automáticas (Outlook 2010 en adelante), que en versiones anteriores se llamaba …